Was ist Onboarding?
Onboarding ist ein Prozess der von jedem Unternehmen genutzt werden sollte. Der Begriff erklärt die Einführung eines neuen Kollegen an seinem zukünftigen Arbeitsplatz. Wer sich näher mit dem Thema beschäftigt, wird feststellen, dass Onboarding jedoch nicht in jedem Unternehmen vorgelebt wird. Unwissenheit und Gedankenlosigkeit führen dazu, dass neue Mitarbeiter unzufrieden sind und bereits im ersten Jahr kündigen. Digitales Onboarding soll helfen diesen Prozess zu optimieren.
Drei Phasen des Onboardings
Das Ziel der erfolgreichen Anwendung Onboardings ist, dass der Mitarbeiter motiviert und verlässlich seine Arbeit verrichtet. Unzufriedenheit und Überforderung sorgen dafür, dass mäßige oder keine nennenswerten Leistungen erbracht werden. Das harmonische Umfeld des Kollegen steigert die Leistungsfähigkeit.
Vorbereitung – die erste Phase
Der neue Mitarbeiter muss sich mit den Gepflogenheiten des Unternehmens vertraut machen. Informationen, die das Unternehmen betreffen, in Verbindung mit Broschüren o.ä. sind hilfreich, bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit beginnt. Ein Ansprechpartner aus dem Betrieb sollte sich die erste Zeit hauptsächlich um den neuen Kollegen kümmern, um aufkommende Fragen und Probleme zu erörtern. Leider geschieht es häufig im praktischen Arbeitsleben, dass niemand Zeit hat für den „Neuen“, jeder hat seine eigenen Aufgaben. Der Neuling mag nicht stören und fragt nichts. Das Resultat ist, dass seine Aufgaben nicht ordnungsgemäß und richtig ausgeführt werden konnten und ein negativer Eindruck entsteht.
Der Arbeitsplatz sollte mit allen notwendigen Geräten am ersten Tage des Mitarbeiters ausgestattet sein, nicht innerhalb einer Woche nach seinem ersten Arbeitstag.
Orientierung – die zweite Phase
Eine freundliche Begrüßung gehört zum richtigen Onboarding. Der persönliche Empfang in Verbindung mit der Vorstellung aller künftigen Kollegen ist optimal. Ein Rundgang durch den Betrieb oder die Abteilung lockert die Atmosphäre. Der zuständige Kollege informiert über die Abläufe im Arbeitsbereich. Nach einer Woche kann der Mitarbeiter ein Feedback geben und zur Sprache bringen, was ihm nicht so gefällt. Viele Unternehmen haben sich das Ziel gesetzt, „Respekt gegenüber den Kollegen ist selbstverständlich und erleichtert den Alltag“.
Integration – die dritte Phase
Der neue Mitarbeiter sollte nicht bereuen, dass er die Stelle angetreten hat. Das Ziel des Onboardings ist die langfristige Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters, dazu gehört die Integration in die Belegschaft. Wenn die neuen Mitarbeiter motiviert und stressfrei ihre Tätigkeiten ausführen, kann das Unternehmen einen Gesamterfolg verzeichnen.
Onboarding – digital
Onboarding in digitaler Form mit dem Einsatz von Software ist für den Arbeitgeber wesentlich interessanter, als wenn Führungskräfte Seminare aufsuchen müssen, was Zeitausfall zur Folge hat. Bestimmte Richtlinien werden den zuständigen Führungskräften dank der Software übermittelt. Die Digitalisierung in dieser Branche ist hilfreich, jederzeit können Informationen eingeholt werden. Formulare werden automatisch verschickt, Termine, wie Feedbackgespräche, werden für beide Seiten eingetragen. Eine Software für gelungenes Onboarding unterstützt in allen drei Phase. Die gezielte Integrierung auf sozialer Ebene wird präsentiert, der gesamte Prozess des Onboardings wird dem Kunden dargestellt.
Einige Aspekte sollten grundsätzlich von jedem Unternehmen beachtet werden: Wichtige Termine im Kalender festhalten, der Ablauf des ersten Tages sollte dem neuen Kollegen vor Arbeitsantritt zukommen. Die soziale Einbindung kann erfolgreich verlaufen mittels Gruppeneinladungen. Die Vorstellung der noch nicht bekannten Kollegen erfolgt sozusagen automatisch. Feedbackbögen sollten in festgelegten Intervallen gewohnheitsmäßig versandt werden. Vieles wird offenbart, was mündlich nicht zur Sprache kommt.
Fazit
Mithilfe des digitalen Onboardings wird der perfekt gestaltete Arbeitseinstieg unterstützt. Das digitale Onboarding vermittelt Instruktionen bei auftretenden Problemen. Der erste Arbeitstag ist für den Mitarbeiter aufregend und bleibt positiv in Erinnerung, denn eine gelungen Ansprache führt zum Ausdruck der Wertschätzung.
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