Demographie-Blog

9 Fragen, die Sie sich vor dem nächsten Meeting stellen sollten

Meeting Kommunikation Führung
Warum nur werden zahlreiche unnötige und Kosten verursachende Meetings durchgeführt? Was hält die Entscheider davon ab, ritualisierte Besprechungen durch zielorientierte Treffen abzulösen? Im Zeitalter agiler Führung gehören kostenintensive Besprechungskulturen entsorgt.
Was also gilt es zu beachten damit gewinnbringende Besprechungen durchgeführt werden? Stellen Sie sich vor jedem Meeting folgende Fragen:

  1. Welches Ziel verfolgt das Meeting?
    Bringt die angesetzte Besprechung Sie Ihren gesetzten Zielen näher?
  2. Wer sollte eingeladen werden?
    Lassen Sie Schmeicheleien und Befindlichkeiten. Die Kosten nur Geld. Nur wer zur Zielerreichung etwas beizutragen hat gehört in dieses Meeting.
  3. Wie lange dauert das Meeting?
    „Zeitverschwendung ist die leichteste aller Verschwendungen“, so Henry Ford. Begrenzen Sie die Zeit konsequent. Halten Sie sich daran.
  4. Wer sollte sprechen?
    Derjenige, der die entscheidenden Informationen und Impulse geben kann präsentiert. Eitelkeiten sind fehl am Platze. Das gilt auch für Alpha-Tiere.
    Gibt es darüber Beschwerden? Rechnen Sie einfach die Kosten des Meetings vor.
  5. Welche Informationen sind zu liefern?
    Kurz und prägnant sind die zentralen Details anzusprechen. Monologe gehören der Vergangenheit an.
  6. Welche Kommunikation trägt zum gelingen der Besprechung bei?
    Sorgen sie dafür, dass Teilnehmende die Chance erhalten konstruktive Beiträge leisten zu können. Parallelgespräche sind ebenso zu unterbinden wie das (heimliche) Spielen mit dem Smartphone,
  7. Sind der Moderator und der Protokollant festgelegt?
    Natürlich hat niemand Lust auf ein Protokoll. Doch was ist eine Besprechung ohne nachvollziehbares Protokoll wert? Zu Beginn des Meetings sind daher sowohl der Protokollführer wie auch Moderator zu bestimmen. Schon allein aus Fairness darf nicht immer die gleiche Person Schriftführer sein. Das Protokoll ist auf das Wesentlichste zu beschränken.
    Zum Moderator eignet sich, wer über entsprechende Fähigkeiten verfügt.
  8. Wo wird die Besprechung stattfinden?
    Warum nicht einmal den Ort wechseln? Muss es immer der gleiche (eintönige) Konferenzraum sein? Führen Sie doch mal ein Meeting an Stehtischen durch. Machen Sie doch mal ein Geh-Meeting.
  9. Was geschieht am Ende der Besprechung?
    Zum Ende der Veranstaltung reflektieren Sie mit Ihren Teilnehmern inwieweit das Meeting-Ziel erreicht wurde. Wenn nein, warum nicht?
    Achten Sie ergänzend darauf, dass Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Termine verbindlich geklärt sind.
    Der Besprechungsort ist in einem ordentlichen und sauberen Zustand zu verlassen.Liebst du das Leben? Dann vergeude keine Zeit, denn daraus besteht das Leben.
    Benjamin Franklin, StaatsmannRolf Dindorf
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