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Produktivität im Home Office – so schafft man mehr

Homeoffice

Im Home Office steht man vor der Herausforderung, seine Zeit aktiv selber einzuteilen und alle Aufgaben wie gewohnt effektiv zu erledigen. In der vertrauten Umgebung zu Hause kann das schwierig werden, denn man ist schneller abgelenkt. Befinden sich dazu noch weitere Personen oder Kinder in der Wohnung, werden konsequente Maßnahmen nötig, um die Arbeit in guter Qualität zu leisten.

Zeitmanagement einhalten

Eine der wichtigsten Grundlagen für eine selbstständige Tätigkeit im Home Office ist das Zeitmanagement. Man sollte ganz klar den beruflichen Bereich von privaten Zeiten und Pausen trennen. Ideal wäre es, einen eigenen Raum zu haben, in dem nur gearbeitet wird – dann fällt diese Separation auch innerlich leichter. Selbstständige sollten sich den Tagesablauf genauso einteilen, wie es Angestellte tun. Beispielsweise kann man Arbeitszeiten bestimmen, die einem festen Rhythmus folgen. Diese Zeiten lassen sich weiter unterteilen, um eine sinnvolle Struktur im Alltag zu erhalten. Mögliche Ansätze wären:
• Zu Beginn der Schicht E-Mails und Post checken. Nach Abschluss bleibt der Messenger zu, um ungestört arbeiten zu können.
• To-do-Listen mit Zeiteinteilung anlegen und Punkt für Punkt abarbeiten.
• Telefonate nur in bestimmten Zeitfenstern annehmen. Ständige Unterbrechungen stören den Flow und senken damit die Produktivität.
• Zeit für Pausen und unvorhergesehene Aufgaben einplanen

Prioritäten setzen

Man kann sehr viel Zeit mit wenig produktiven Tätigkeiten verbringen, wie zum Beispiel mit dem Lesen von E-Mails, Nachrichten auf dem Smartphone oder Projekten, die finanziell wenig lukrativ sind. Eine Prioritätenliste hilft, die effektiven Aufgaben in den Vordergrund zu stellen und weniger Wichtiges nach hinten zu rücken. Setzen Sie sich selber Termine, um ein Projekt pünktlich zum Abschluss zu bringen. Kontrollieren Sie regelmäßig, welche Jobs wie viel einbringen und welchen Zeitaufwand Sie dafür benötigen. Denken Sie bei der Prioritätenliste auch an die eigene Regeneration und an Pausen. Viele Selbstständige arbeiten zu hart und vergessen, sich körperlich und mental fit zu halten – das kann auf lange Sicht große Schäden verursachen.

Aufgaben auslagern

Wenn die Auftragsbücher voll sind und man nicht alles selber schafft, kann das Auslagern von Tätigkeiten eine gute Option sein. Zum Beispiel könnte ein professioneller Telefonservice helfen, Termine zu vereinbaren, Kundenanfragen zu beantworten oder Bestellungen anzunehmen. Für den Versand von Waren lassen sich externe Dienstleister beauftragen. Weitere Aufgaben, die sich gut für Outsourcing eignen, wären zum Beispiel:
• Kundendienst, Call-Center
• Lagerhaltung und Versand
• Buchhaltung, Lohnbuchhaltung
• Reinigungsdienste
• Verpflegung im Home Office

Sprechzeiten einrichten

Die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten ist für das Geschäft ausgesprochen wichtig. Damit diese Gespräche in einem bestimmten Zeitrahmen bleiben, kann man Sprechzeiten einrichten, ähnlich wie Öffnungszeiten für ein Büro. Innerhalb der Sprechzeiten werden Telefonate angenommen, Konferenzen durchgeführt oder Kundenbesuche vereinbart. Die restliche Zeit ist tabu und dient der Erledigung von kreativer und produktiver Arbeit. Kunden und Mitarbeiter an die Sprechzeiten zu gewöhnen ist einfach. Wer wegen des Charakters seines Geschäftes rund um die Uhr erreichbar sein möchte, sollte dafür auf externe Dienstleister zurückgreifen. Sie sortieren die Anfragen vor und können einfache Aufgaben direkt erledigen.

Kommunikationswege sparsam einrichten

Telefonnummern und E-Mail-Adressen öffentlich im Netz stehen und der direkte Kontakt zu Ihnen leicht möglich ist, werden Sie viel Zeit mit Anfragen verbringen, die Ihre Produktivität beeinträchtigen. Nutzen Sie Kontaktformulare auf Ihrer Webseite, die mit einer cleveren Nutzerführung verbunden sind. Viele Fragen lassen sich automatisiert erledigen. Die Einrichtung von FAQ kann ebenfalls bei einer Reduzierung von Anrufen und E-Mails helfen. Trennen Sie den privaten Account und Telefonanschluss von den beruflich genutzten Kontaktadressen. So haben Sie auch einmal Feierabend und können sich regenerieren und eine ungestörte Zeit mit der Familie verbringen. Schalten Sie das Handy ab oder nutzen Sie einen Anrufbeantworter, wenn Sie einer konzentrierten Tätigkeit nachgehen wollen.

Zeit für Visionen einplanen

Neben den alltäglichen Aufgaben ist es wichtig, den Blick auf die Unternehmensentwicklung nicht zu verlieren. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um die betriebswirtschaftlichen Zahlen zu kontrollieren. Halten Sie Rücksprachen mit Kunden und Mitarbeitern und loten Sie die Stimmung am Markt aus. Knüpfen Sie Netzwerke und nutzen Sie deren Synergieeffekte. Sie benötigen außerdem Zeit, um neue Ideen zu entwickeln oder ihre Produkte zu verbessern. Manchmal können kleine Veränderungen einen überwältigenden Effekt haben. Achten Sie dabei darauf, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben und Alleinstellungsmerkmale zu stärken. Eine Zeit im Home Office bietet für diese Aufgaben eine ideale Umgebung.

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Photo: iStock (c)


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3 Kommentare

  1. Toller Artikel! Weiterer Tip: Aufgaben an eine virtuelle Assistentin auslagern. Die Businesspartner sind örtlich getrennt, arbeiten mit Tools wie Skype, Trello, ActiceCollab zusammen.

  2. Tolle Beitrag. Für die Produktivität ist auf jeden Fall auch hilfreich, wenn man sich Ergonomie am Arbeitsplatz verschafft. Kann ich bestens empfehlen. 😉

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