Demographie-Blog

Wie lässt sich ein papierloses Büro realisieren?

In vielen Unternehmen zeichnet sich ein Trend zur zunehmenden Digitalisierung und zum papierlosen Büro ab. Die Umwelt wird geschont, während Kosten für Formulare, Papier und Archivierung gespart werden. Mit einer konsequenten Digitalisierung der Unternehmensprozesse und der Online-Kontoführung ist der Übergang zum papierarmen Büro möglich.

Kann ein Büro völlig papierlos gestaltet werden?

Mit der zunehmenden Digitalisierung in immer mehr deutschen, aber auch ausländischen Unternehmen lässt sich Papier einsparen. Geschäftsbriefe, Rechnungen und viele andere Belege lassen sich papierlos übermitteln. Aufträge können vom Angebot über die Bestellung bis hin zur Auslieferung mit digitalem Lieferschein und digitaler Rechnung papierlos abgewickelt werden. Unter Einhaltung bestimmter Regeln erkennt auch das Finanzamt die digitalen Belege an. Die Belege müssen GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sein. Sie müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und verfügbar sein. PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen. Auch Personalakten werden in immer mehr Unternehmen in digitaler Form angelegt. Unternehmen, die zum papierlosen Büro und zur konsequenten Digitalisierung übergehen wollen, sind bestrebt, auch ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zu mehr Digitalisierung anzuregen.

Hindernisse beim Übergang zum papierlosen Büro

Vor allem bei kleineren und mittelständischen Unternehmen, zu denen die Dienstleister und Handwerksbetriebe gehören, ist es nicht möglich, das Büro komplett papierlos zu gestalten. Auch wenn in diesen Unternehmen die Digitalisierung teilweise rasant voranschreitet, sind noch viele Kunden beim Erhalt digitaler Rechnungen skeptisch. Bei den Kunden handelt es sich häufig um Privatpersonen, von denen zwar die meisten, aber noch nicht alle über einen Internetanschluss verfügen. Mit diesen Kunden muss die Korrespondenz nach wie vor in Papierform erfolgen. Bestellungen, Krankschreibungen von Mitarbeitern und andere Belege gehen in nahezu allen Unternehmen noch immer in einem mehr oder weniger starken Umfang auf dem Postweg, in Papierform, ein. Verschiedene Dokumente wie Urkunden müssen notariell beglaubigt werden. Das ist nur dann möglich, wenn sie in Papierform vorliegen. Die eingehende Post kann durch Scannen digital archiviert werden. Ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro ist daher ein papierminimiertes Büro.

Übergang zum papierlosen Büro durch konsequente Digitalisierung

Mit einer konsequenten Digitalisierung können Unternehmen schrittweise zum papierlosen Büro übergehen. Noch immer wird zu viel gedruckt. Unternehmensinterne Korrespondenz, Geschäftsbriefe oder Rechnungen lassen sich auch in elektronischer Form übermitteln. Durchdachtes Drucken reduziert nicht nur das Papieraufkommen, sondern es spart auch Kosten für Tinte oder Toner und schont die Umwelt, da weniger Tintenpatronen oder Tonerkartuschen entsorgt werden müssen. Statt einseitig kann Papier beidseitig bedruckt werden, um Papier zu sparen. Als digitalisierte Arbeitsmittel gewinnen Scanner, Smartphones, Tablets, Server und Medien für die digitale Archivierung immer mehr an Bedeutung. Mit modernen Maschinen kommt die Digitalisierung auch in der Produktion an. Künftig können mit dem papierlosen Büro und dem konsequenten Übergang zur Digitalisierung Kosten und Zeit gespart werden. Zuvor sind jedoch Investitionen erforderlich, die sich je nach Unternehmen unterscheiden.

Digitalisierung der Unternehmensprozesse

Nahezu alle internen Unternehmensprozesse lassen sich mit den entsprechenden Investitionen in digitale Arbeitsmittel und mit der Schulung und Überzeugung der Mitarbeiter digitalisieren. Kleine Notizen an die Mitarbeiter können über Smartphone oder Tablet übermittelt werden. Interne Anweisungen, Arbeitspläne und Anleitungen können digital hinterlegt werden. Eine wichtige Rolle spielt die Cloud, die zum Speichern der verschiedensten Belege dient. Die verschiedensten Belege wie Angebote, Aufträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, aber auch Kassenbücher, Urlaubspläne und viele andere Dokumente können in der Cloud auf einem Server gespeichert werden. Nicht alle Mitarbeiter dürfen auf diese Dokumente zugreifen. Die Definition von Zugriffsbeschränkungen für die Mitarbeiter spielt eine wichtige Rolle, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Mit einem Passwort können die Mitarbeiter auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen. Die Dropbox ist das bekannteste Cloud-System. Auch Organizer und Kalender können digital genutzt werden. Die Sekretärin hat damit schnell einen Überblick über die Termine der Mitarbeiter und kann selbst Termine vergeben.

Mehr Digitalisierung mit der Online-Kontoführung

Kontoauszüge immer dann abrufen, wenn sie gebraucht werden, und immer in Echtzeit Geldeingänge und Geldausgänge sehen, das wird mit der Online-Kontoführung und einem Geschäftskonto von Penta möglich. Jederzeit können Kontoauszüge online abgerufen und Kontodaten heruntergeladen werden. Für wichtige Auswertungen und Abrechnungen, beispielsweise die Reisekostenabrechnung, sind die Daten sofort abrufbar. Mitarbeiter müssen nicht erst bis zum Ende des Monats auf die Kreditkartenabrechnung warten. Das Geschäftskonto von Penta verfügt über Schnittstellen, mit denen es in die Buchhaltung integriert werden kann. Mit dem Geschäftskonto werden Kreditkarten in Form der Mastercard angeboten. Verantwortliche Mitarbeiter können eine solche Firmenkreditkarte erhalten, für die ein Budget festgelegt werden kann. Tätigt der Mitarbeiter mit der Karte einen Umsatz, wird das sofort über den Kontoauszug erfasst und ist sichtbar. Alle Anforderungen des Datenschutzes werden mit dem Online-Geschäftskonto eingehalten.

Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen

Um das papierlose Büro durch Digitalisierung einzuführen, muss zunächst eine Soll-Ist-Analyse erfolgen. Dabei stehen die Fragen im Vordergrund, was künftig erreicht werden soll und was bereits vorhanden ist. Die vorhandene Hard- und Software kann teilweise genutzt und in das neue System eingebunden werden. Eine wichtige Rolle spielt das verfügbare Budget. Unternehmer sollten daran denken, dass das neue System erweiterbar ist. Die verantwortlichen Mitarbeiter müssen geschult werden. Vorhandene Dokumente in Papierform müssen archiviert werden. Das ist mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand verbunden, der sich letztendlich jedoch auszahlt.

Vorteile des papierlosen Büros

Zu den entscheidenden Vorteilen des papierlosen Büros zählt die Kosteneinsparung. Für Papier, Toner, Tinte und Porto, aber auch für die Archivierung, für Ordner und Aufbewahrungsmöbel werden Kosten gespart. Einsparungen ergeben sich auch beim Platz, da die Archivierung digitaler Belege auf engem Raum möglich ist. Mit dem Übergang zum papierlosen Büro wird Zeit für die Suche und die Ablage von Dokumenten sowie bei der Kommunikation gespart. Entscheidungen können schneller getroffen werden. Mit den Zugangsrechten und mobilen Geräten ist der Zugriff auf die Dokumente auch von unterwegs möglich. Schließlich leistet das papierlose Büro einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.

Fazit: Papierloses Büro macht die Arbeit effizienter

Mit dem konsequenten Übergang zur Digitalisierung im Unternehmen kann ein papierminimiertes Büro geschaffen werden. Kosten und Zeit werden gespart. Die Arbeit wird effizienter. Einen wichtigen Beitrag leistet ein Online-Geschäftskonto, das jederzeit abrufbar ist. Der Übergang zum völlig papierlosen Büro scheitert noch an verschiedenen Hindernissen, doch kann das Papieraufkommen immer weiter verringert werden.

Photo: (c) iStock


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