Demographie-Blog

Pre-Onboarding – das Welcome Gate ist geöffnet

Dieter Monka Diehl Defence

Der Teilkonzern Diehl Defence mit etwa 2.700 Mitarbeitern befindet sich am Anfang des Marathonlaufes zum Demografischen Wandel. Über einen Zeitraum von zehn Jahren verlassen pro Jahr altersbedingt über 100 Mitarbeiter das Unternehmen. In den Jahren 2018 und 2019 wurden jeweils 250 neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eingestellt, in diesem Jahr nähern wir uns der 200er-Marke. Das wird sich aufgrund der Demografieentwicklung (viele MA der Generation Baby Boomer gehen in den Ruhestand) und der positiven Auftragslage (wir benötigen zusätzliche Mitarbeiter für neue Programme) auch in den nächsten Jahren fortsetzen.

Im letzten Beitrag habe ich über das strategische HR-Konzept Diehl Defence 2025 berichtet. In unserer größten Unternehmenseinheit haben 2025 über 500 Mitarbeiter das Unternehmen altershalber – und einige wenige durch Fluktuation – verlassen, über 650 neue Kollegen und Kolleginnen werden wir eingestellt haben.

Das Recruiting und insbesondere das anschließende Onboarding werden die Personalbereiche, aber auch die Fachabteilungen, vor zahlreiche Herausforderungen stellen.

Im Oktober haben wir – als erstes Teilprojekt von Diehl Defence 2025 – das Welcome Gate für künftige Mitarbeiter geöffnet. Alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten bereits bisher ca. 4 Wochen vor Eintritt eine Postkarte, mit der die Personalabteilung die neuen Mitarbeiter herzlich begrüßt und auf den bevorstehenden ersten Arbeitstag hinweist. Ab sofort erhalten die künftigen Mitarbeitenden zusätzlich eine E-Mail mit einem Zugang zu einem Online-Portal – dem Welcome Gate. Die künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich hier anmelden und erhalten bereits zu diesem Zeitpunkt zahlreiche Informationen zu Standort, Kollegen, Arbeitsalltag (Arbeitsordnung, Kantinenplan) und können weitere Informationen abrufen. Da der Zugang individualisiert ist, sind auch die Informationen individuell hinsichtlich des neuen Standortes zugeschnitten. Als zusätzliches Angebot zeigt ein Count-Down-Zähler auf der Startseite die Tage bis zum Arbeitsbeginn im neuen Unternehmen an.

Die Informationen im Welcome Gate sind die Themen, die klassisch für die ersten Tage und Wochen für „alle Neuen“ im Unternehmen von Interesse sind. Von der Struktur der Geschäftsführung und Informationen zu Abteilungen über die wichtigsten Unternehmensdokumente (Führungs- und Managementhandbuch) bis zu den Dingen des täglichen Interesses (Kantinenplan, Sportangebote) finden sich vielfältige Informationsangebote, geordnet in verschiedenen Headlines.

Dieses Informationsangebot erleichtert die systematische Einarbeitung der ersten Tage, denn für „jede/n Neue/n“ müssen diese Informationen vom Personalbereich und/oder der Fachabteilung bereitgestellt werden. Das Welcome Gate ergänzt unser bestehendes Onboarding-Programm der ersten Wochen und kommt der digital affinen Generation entgegen.

Am ersten Arbeitstag erlischt die Zugangsberechtigung zum Welcome Gate und die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter erhält den Zugang zum firmeninternen Intranet.

Fazit: Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern das Vorstellungsgespräch ist der erste emotionale Kontakt zwischen der Bewerberin/dem Bewerber und dem Unternehmen. Hier werden bereits Grundlagen für die Entscheidung und spätere Bindung an das Unternehmen gelegt. Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn muss ich als modernes Unternehmen bereits nutzen, um die emotionale Beziehung zu vertiefen.

Mit Kontinuität – weiter voran!“ „Kontinuität“ heißt, das weiter tun, was wir in den vergangenen Jahren bereits erfolgreich getan haben. Aber das heißt auch „weiter voran“ zu gehen – dort Dinge zu verändern, wo uns Marktbedingungen, Kundenwünsche oder politische Entwicklungen neue Herausforderungen bringen. Wir sind auf gutem Weg ins Jahr 2025.

Autor:
Dieter Monka, Senior Vice President HR Diehl Defence
Dieter Monka fokussiert seine HR-Arbeit seit über 15 Jahren auf Themen im Demografie- und Generationen-Management. Mit Diehl Defence wurde er 2013 und 2015 mit einem HR Excellence Award für innovative HR-Projekte im Demografiemanagement vom Bundesverband der Personalmanager (BPM) ausgezeichnet. 2017 erhielt einen Demografie Exzellent Award des Demografie Netzwerk Deutschland (ddn) und des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BdU).


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